Yksi kysymys paljastaa, miten hyvin hallinnoit yrityksesi taloutta
Montako eri työkalua, järjestelmää tai tiedostoa tarvitset arjen kirjanpitoon ja taloushallintoon (vaikka sinulla olisi kirjanpitäjä)? Jos vastaus on yksi, olet harvinaisuus. Useimmilla se on viisi tai kuusi.
”Keskiviikkoaamuna tarkistat verkkopankista, onko asiakasmaksu tullut. Lounaalla kuvaat kuitin ja lataat sen sovellukseen, koska muuten se unohtuu. Iltapäivällä kirjanpitäjä kysyy, mihin projektiin viime kuun lasku kuuluu. Illalla etsit vastauksen Drivestä, koska et muista.”
Jokaiselle yrittäjälle tuttu ongelma on tuttu myös sinulle
Verkkopankista näet ajantasaiset saldot. Sähköposteista löydät niin laskuja kuin kirjanpitäjän sinulle esittämiä kysymyksiä. Tyypillisesti Procountor tai Talenom hoitaa itse kirjanpidon. Lisäksi keräät tositteita, kuitteja ja omia koonteja Drive-kansioon tai Exceliin. Sinulla on kirjanpitäjä, eli ihminen, jolle maksat hyvästä palvelusta – mutta hänen työnsä riippuu paljon sinusta ja siitä, mitä hänelle toimitat.
Jokainen näistä hoitaa oman tehtävänsä ihan hyvin. Ongelma on pirstaleisuus: mikään ei hoida kaikkea, ja sinä olet se ratkaiseva palanen, joka jakaa tietoa eri suuntiin. Ellet ole kirjanpidon ja taloushallinnon roolissa, sen ei pitäisi olla sinun työtäsi. Johtajan tai yrittäjän aika tulee kohdentaa tuulilasin katsomiseen peräpeilin sijaan, eli yrityksen kehittämiseen, myyntiin ja ihmisten johtamiseen.
”Kirjanpito ja talous vaativat sinulta huomiota ja toimia monta kertaa päivässä. Pieniä asioita, jotka kerryttävät kallista hallintovelkaa.”
Jos et tiedä, mitä maksamasi hallintovelka on, lue myös tämä: jokaisen kasvavan yrityksen hiljainen vero
Mikä on oma tilanteesi, rehellisesti? Arvioi itse:
Käy läpi tämä lista. Rastita jokainen kohta, joka koskee sinua tällä hetkellä.
- Tarkistat pankkitilin saldon erikseen sovelluksesta tai verkkopankista.
- Etsit kuitteja sähköpostin liitteistä.
- Kirjaudut erikseen (mobiilisovelluksella) kirjanpito-ohjelmaan, kuten Procountoriin, Netvisoriin tai Talenomiin.
- Tallennat kirjanpitäjälle menevät tiedostot kansioon, josta ne pitää vielä siirtää eteenpäin.
- Odotat kirjanpitäjän vastausta kysymykseen, joka olisi voinut ratketa saman tien.
- Tarkistat työntekijöiden palkat kolmannessa järjestelmässä, joka ei liity mihinkään edellä mainituista.
- Laskun hyväksyminen tai tekeminen vaatii monta välilehteä, monta klikkausta ja monta minuuttia.
Katso, montako rastia sait.
0–1 rastia: Onneksi olkoon, olet harvinaisuus. Arjen kirjanpito ja taloushallinto vaikuttavat olevan hyvällä mallilla.
2–3 rastia: Talous toimii, mutta sinä olet edelleen se kaiken yhdistävä tekijä. Jokainen viesti kirjanpitäjälle ja jokainen kuittikansion siivous vie pieniä palasia viikostasi, joita ei näy missään yhteenvedossa. #hallintovelka
4–7 rastia: Olet keskellä sitä, mistä useimmat kasvuyrittäjät kärsivät. Et hoida enää vain taloutta, hoidat myös järjestelmien välistä liikennettä. Se aika ei näy kenenkään laskulla, mutta se on aina pois jostain.
Lopeta eri järjestelmien välillä suhiminen ja sähköpostipingis kirjanpitäjän kanssa
Kuvattu testi on suuntaa-antava, mutta samalla raadollisen rehellinen. Jos enemmän kuin kolme kohtaa täyttyy, kyse ei ole huonosta kirjanpitäjästä tai väärästä ohjelmistosta. Kyse on siitä, että kukin työkalu on suunniteltu hoitamaan vain oman osansa, ei koko kuvaa.
Me tunnistimme tämän haasteen jo vuosikymmeniä sitten. Odotimme ratkaisua ja kun sellaista ei tullut, rakensimme sen itse.
Syntyi Rise:
- Rise kokoaa yhteen sovellukseen kaiken mitä tarvitset: tilitapahtumat, ostolaskut, myyntilaskut, kuitit ja kirjanpitäjän viestit.
- Tekoäly hoitaa toistuvan työn (jota on yleensä paljon!), KLT-kirjanpitäjien tiimimme tarkistaa kaiken, mikä vaatii ihmisen harkintaa, ja sinä hyväksyt asiat yhdellä pyyhkäisyllä puhelimessa tai klikkauksella desktop-sovelluksen kautta.
Alussa kuvaamamme keskiviikko näyttää Risen kanssa erilaiselta:
- Asiakasmaksu näkyy sovelluksessa heti, kun se saapuu. Et tarvitse verkkopankkia tai kömpelöä kirjanpitosovellusta.
- Kuitti tallentuu kuvasta suoraan oikeaan paikkaan, ei mihinkään "myöhemmin järjestellään" -kansioon.
- Ja kysymys projektista ei tule sähköpostitse kolmen viikon viiveellä, koska Rise näkee saman tapahtuman heti ja kysyy tarvittaessa suoraan siihen liittyen, sovelluksen sisällä.
”Kyseessä ei ole software as a service, vaan service as a software. Rise ei ole yksi uusi ohjelmisto lisää edellisten päälle. Se korvaa ne kaikki.”
Sama testi kannattaa tehdä myös puolen vuoden päästä
Kasvuyrityksessä testin tulos muuttuu helposti huonompaan suuntaan, jos mitään ei tehdä. Liikevaihto kasvaa, laskuja tulee enemmän, tiimi laajenee, ja rastien määrä nousee samaa tahtia. Siksi kannattaa jo nyt kuvitella saman kysymyksen vastaukset esimerkiksi puolen vuoden päähän ja katsoa, kumpaan suuntaan vastaus on muuttunut.
Paras tulos on se, että vastaus siirtyy kuudesta kohti yhtä. Silloin tiedät, että aikasi on siirtynyt takaisin sinne, minne se kuuluu: liiketoiminnan johtamiseen, ei sen kirjanpidon mahdollistaviin tukitöihin.
Testi ei ole tieteellinen, eikä sen tarvitse olla. Sen tarkoitus on yksinkertainen: tehdä näkyväksi jotain, mikä tuntuu arjessa vain hajanaiselta väsymykseltä, mutta jolla on selkeä syy. Ei liian vähän aikaa, vaan liikaa paikkoja, joissa aikaa kuluu.
Tutustu (ja ihastu) Riseen
Näytämme mielellämme, miten Rise toimii käytännössä ja miltä oma arkipäiväsi voisi näyttää sen kanssa. Ei kalvosulkeisia tai myyntijargonia.
Varaa 30 minuuttia Tuulikin kanssa:
Tuulikki Tähtinen
[tuulikki@risegroup.eu](mailto:tuulikki@risegroup.eu?subject=Contact%20from%20Risegroup.eu)
Keep up with Rise.
Neljä asiaa, jotka hallintovelka vie yrittäjältä ja jotka on helppo korjata
Yrittäjä, tunnistatko tämän: ilta kuluu kuittien järjestelyyn ulkoilun sijaan. Kirjanpitäjän lasku on suurempi kuin odotit, koska aineisto oli sekaisin. Illalla olet aivan rätti tehdäksesi mitään, koska päivä meni pieniin turhauttaviin asioihin. Ei ole poikkeus, että yölläkin mietit, unohtuiko joku alv-ilmoitus.
