5 hallintovelan muotoa, jotka jokaisen yrittäjän tulee tietää
Hallintovelka rasittaa sinua yrittäjänä monella tavalla ja aivan turhaan. Se ei näy millään laskulla, mutta se tulee kalliiksi. Tässä blogissa avaamme hallintovelan eri muodot sekä käymme läpi, miten ne syntyvät ja miten voit lopettaa niiden kerryttämisen. Järjestys on helpoiten korjattavasta vaikeimpaan – ja kaikki ovat kuitenkin täysin tehtävissä.
Kuulostaako tutulta? Jätät kuitit odottamaan, koska et ehdi kuvata ja kirjata niiden tietoja heti. Vastaat kirjanpitäjän kysymykseen myöhässä, koska se kerkesi hautautua muiden sähköpostien alle. Yrityksesi tilinpäätöksen luvut valmistuvat vasta siinä vaiheessa, kun siihen perustuvien päätösten olisi pitänyt olla jo tehty.
Kutsumme näitä pieniä toistuvia ärsytyksiä hallintovelaksi, joka on kuvattu myös tässä blogissa.
Hallintovelasta kärsii käytännössä lähes jokainen yrittäjä. Sitä ei tarvitse hävetä tai piilotella. Ensimmäinen askel on tunnistaa se. “Kaiken viisauden alku on tosiasioiden tunnustaminen”, tiesi jo Paasikivi. Lue seuraavaksi viisi tapaa, miten hallintovelka näkyy yrittäjän arjessa.
1. Määräaikavelka: deadline-stressi ja viime tipan kiire
”Olen yrittäjänä kokenut jouluaaton aaton, jolloin keräsin viimeisiä kululaskuja tilinpäätöstä varten sen sijaan, että olisin jo rauhoittunut olemaan perheen kanssa.” – Jani Karhunen, perustaja ja toimitusjohtaja, Rise Technologies Oy
Tiedämme, millaista venymistä yrittäjiltä välillä vaaditaan. Olemme kokeneet sen itse.
Alv-ilmoitukset, palkka-aineisto, tilinpäätös: jokaisella on oma määräpäivänsä, joka ei odota. Verottaja on näissä tarkka, ja vaikka yksittäiset sanktiot ovat usein pieniä, ajan kanssa ne kertaantuvat. Ennen kaikkea jokainen sanktio kertoo siitä, että kaikki ei ole ihan kunnossa.
Kun aineisto on hajallaan, sen kokoaminen vie aina enemmän aikaa kuin luulit ja yleensä juuri silloin, kun sitä on vähiten.
“Tilinpäätös vai jouluaatto perheen kanssa? Sinun ei pitäisi joutua valitsemaan.”
Rise-ratkaisu: kun aineisto on ajan tasalla joka päivä, määräpäivä ei ole enää yllätys. Risen KLT-kirjanpitäjät seuraavat aikatauluja puolestasi ja hoitavat ilmoitukset sitä mukaa, kun tieto on valmis, ei viime hetken ryntäyksenä.
Lue myös: Neljä asiaa, jotka hallintovelka vie yrittäjältä ja jotka on helppo korjata
2. Tositevelka: kuitit ja tositteet hujan hajan
”Montako kertaa yrittäjä on sujauttanut lounaskuitin taskuun ja etsinyt sitä myöhemmin epätietoisena, kun kirjanpitäjä kysyy? Monta.”
Tositevelka syntyy, kun tosite puuttuu kirjanpidosta tai sen kohdistus alkuperäiseen liiketapahtumaan katoaa. On tyypillistä, että kuitit, laskut ja tiliotteet ovat monessa eri paikassa: sähköpostissa, Drivessa, lompakossa ja kuvakaappauksina puhelimessa.
Mikään näistä paikoista ei sinänsä ole väärä. Epäreilua on se, että sinä olet henkilö, joka vastaa niiden kaikkien keräämisestä ja yhdistelemisestä.
Rise-ratkaisu: kaikki tositteet saadaan yhteen paikkaan automaattisesti, heti kun ne syntyvät. Rise tunnistaa kuitin kuvasta ja kirjaa sen sillä hetkellä, kun otat kuvan. Kuukauden lopussa sinulla ei ole mitään etsittävää.
3. Täsmäytysvelka: kukaan ei huomauta, ennen kuin on jo myöhäistä
”Maksunvälittäjä tilittää myynnin yhtenä könttäsummana. Kolmenkymmenen korttioston rivit näkyvät yhtenä lukuna, ja avoimet erät jäävät roikkumaan.”
Täsmäytysvelka on hiljaisin hallintovelan viidestä muodosta. Se ei huuda perääsi kuten deadline. Se vain kasvaa taustalla, kunnes joku huomaa eron ja kysyy, mistä se johtuu.
Yleensä kysyjä on tilintarkastaja, pankki tai seuraava kirjanpitäjä, kun kirjanpitäjä vaihtuu. Kassaennuste pettää juuri silloin, kun tarvitsisit sitä eniten, ja selvittäminen vie viikkoja, ei minuutteja.
Rise-ratkaisu: tilitapahtumat, laskut ja kuitit täsmäytetään jatkuvasti, ei kerran vuodessa. Risessä täsmäytys tapahtuu automaattisesti sitä mukaa, kun tapahtumia syntyy. Ero huomataan heti, ei kuukausien päästä.
Tutustu Riseen: Tekoäly, käyttöliittymä ja kirjanpitäjä samassa
4. Jaksotusvelka: kirjanpito ei näytä samalta kuin todellisuus
”Vuoden mittainen sopimus laskutetaan kerralla. Kirjanpitoon se kirjautuu yhtenä isona tulona yhdelle kuukaudelle, vaikka työ tehdään läpi koko vuoden.”
Jaksotusvelka syntyy, kun tulo tai kulu kirjataan sinä hetkenä, kun lasku lähtee tai saapuu – ei silloin, kun palvelu oikeasti tuotetaan. Tämä on tyypillistä esimerkiksi SaaS-yrityksille.
Sama koskee lomapalkkoja: jos lomapalkkajaksotus lasketaan vain kerran vuodessa, tulos voi heilahtaa rajusti sillä hetkellä, kun lomat puretaan.
“Jos jaksotus tehdään vasta tilinpäätöksessä, luvut ovat koko vuoden arvausta.”
Rise-ratkaisu: jaksotukset syntyvät heti, kun tosite muodostuu. Rise laskee pitkät sopimukset, ennakkolaskutukset ja lomapalkkajaksotukset automaattisesti kuukausittain. Kirjanpito näyttää samalta kuin todellisuus; ei vain joulukuussa, vaan joka kuukausi.
5. Päätösvelka: hallintovelan vaikein ja kallein laji
”Kysyt kirjanpitäjältä, onko kassa riittävä uuteen rekryyn. Vastaus tulee parin viikon päästä, ja silloin tilanne on jo muuttunut.”
Kun edellä kuvatut neljä velkalajia jäävät hoitamatta, ne kertyvät yhteen isoksi viidenneksi hallintovelan muodoista: päätösvelaksi. Luvut valmistuvat viikkoja myöhässä, etkä voi päättää rekrytoinnista, hinnoittelusta tai kassan riittävyydestä varmaan tietoon nojaten.
Päätösvelka ei näy yhdelläkään laskulla tai raportin rivillä, mutta se käy sinulle kaikista kalleimmaksi: väärä tai myöhässä tehty päätös maksaa enemmän kuin neljä muuta velkalajia yhteensä. Puhumattakaan siitä, miten kuormittavaa jatkuvasti kokemasi epävarmuus on.
“Nopeasti muuttuvassa ja epävarmassa markkinassa yrittäjän täytyy tehdä päätökset varman ja ajantasaisen tiedon pohjalta.”
Rise-ratkaisu: yrityksesi taloustiedot ovat ajan tasalla joka päivä, eivät vasta kuukauden lopussa. Näet reaaliajassa kassavirran, laskutuksen ja kulut. Voit tehdä päätökset juuri sillä hetkellä, kun ne pitää tehdä, ei kaksi viikkoa myöhemmin.
Lue, miksi me päätimme lopettaa hallintovelan maksamisen: yrittäjien manifesti
Hoida yksi juurisyy, niin hoidat kaikki viisi oiretta
Kaikilla viidellä hallintovelan muodolla on sama syy: tieto on hajallaan ja joku (yleensä sinä) joutuu kokoamaan sen yhteen.
Risessä tekoäly hoitaa jokaisen toistuvan rutiinin puolestasi, automaattisesti ja oikein. KLT-kirjanpitäjien tiimimme tarkastaa kaiken, mikä vaatii ihmisen harkintakykyä.
Sinun ei tarvitse osata tekoälyn käyttöä tai ymmärtää sen toimintalogiikkaa. Sinä vain nautit Risen hyödyistä:
- Käytännössä jopa 80–90 % arjen taloushallinnon työstä hoituu automaattisesti. Tämä on suoraan pois omalta työpöydältäsi, joka kuukausi käyttöönoton jälkeen.
- Konkreettinen esimerkki: laskun hyväksyminen vaatii monessa kirjanpito-ohjelmassa yli kymmenen klikkausta. Risessä se on yksi.
Hyvä tietää: Rise on suomalainen täyden palvelun taloushallinto, jonka rinnalle et tarvitse muita hallintoon liittyviä ohjelmistoja tai kirjanpitäjää. Datasi säilytetään EU:n konesaleissa. Lue lisää käyttöönotosta.
Vaihda hallintovelka unelmien taloushallintoon
Tunnistitko jonkin hallintovelan muodon omasta arjestasi? Entä miltä unelmiesi taloushallinto näyttäisi, jos mikä vain olisi mahdollista? Risen kanssa se voi olla mahdollista.
Olemme luoneet taloushallinnon, joka poistaa yrittäjän arjesta hallintovelan rasitteet. Kehitämme Riseä jatkuvasti myös suoraan asiakkaidemme toiveiden perusteella.
“Emme rakasta kirjanpitoa tai taloushallintoa itsessään: rakastamme sitä, kun ne hoituvat automaattisesti ja me saamme vapaat sunnuntait takaisin.”
Haluatko selvittää, mikä hallintovelan muoto maksaa sinulle eniten tällä hetkellä, ja miltä arki näyttäisi Risen kanssa?
Näytän mielelläni, miten Rise toimii ja miten helppoa sen käyttöönotto on. Varaa vain 30 minuuttia kalenteristani:
Tuulikki Tähtinen
+358 50 307 5944
Keep up with Rise.
Neljä asiaa, jotka hallintovelka vie yrittäjältä ja jotka on helppo korjata
Yrittäjä, tunnistatko tämän: ilta kuluu kuittien järjestelyyn ulkoilun sijaan. Kirjanpitäjän lasku on suurempi kuin odotit, koska aineisto oli sekaisin. Illalla olet aivan rätti tehdäksesi mitään, koska päivä meni pieniin turhauttaviin asioihin. Ei ole poikkeus, että yölläkin mietit, unohtuiko joku alv-ilmoitus.
